Régua Automática de Lembretes para RSVP

O convite saiu, metade dos convidados respondeu nos primeiros dias e o resto ficou para depois. Na maioria das empresas de eventos, “depois” significa alguém da equipe lembrando de reenviar a mensagem para os pendentes, uma semana antes, três dias antes, na véspera, em cada evento da agenda. Quando a temporada aperta, esse lembrete é a primeira coisa a ser esquecida.

A régua automática do Confirme Mais resolve exatamente isso: você programa os lembretes uma vez e eles saem sozinhos, no dia e na hora certos.

O que é uma régua de lembretes

“Régua” é o nome que se dá a uma sequência de mensagens programadas em relação a uma data. No caso da confirmação de presença, a data é o dia do evento, e cada passo da régua é um envio com um objetivo: lembrar quem não respondeu, avisar que o evento está chegando, passar as informações finais.

Os passos que você pode ligar

• Reenvio aos pendentes, em dois momentos (por exemplo, 7 e 3 dias antes). Só recebe quem ainda não respondeu.
• Perguntas do organizador, para os confirmados: restrição alimentar, acessibilidade, transporte, o que o evento precisar saber.
• Lembrete “está chegando”, para os confirmados, alguns dias antes.
• Lembrete “prepare-se”, no dia do evento, com as informações finais e o QR code de entrada.
• Agradecimento, depois do evento, para quem confirmou.

Para cada passo você escolhe o dia, a hora e o canal: WhatsApp, e-mail ou os dois. Liga só os passos que fazem sentido para aquele tipo de evento.

Horário certo, público calculado na hora

Os envios saem só dentro do horário permitido (por padrão, das 8h às 21h), então ninguém recebe lembrete de festa de madrugada. E o público de cada passo é calculado na hora de enviar: se um convidado respondeu entre a programação e o envio, ele já não recebe o reenvio aos pendentes.

Cada passo mostra antes quando vai sair e para quantos convidados. E não há conta de mensagem para fazer: no Confirme Mais você paga por convidado, e o convite, os reenvios e os lembretes da régua já estão incluídos. Pelo e-mail, os envios são sempre grátis. Por isso dá para lembrar quem precisa ser lembrado sem economizar no reenvio.

Mudou a data do evento? A régua acompanha

Adiamento acontece. Quando a data do evento muda, a régua se ajusta sozinha, e um passo que já saiu nunca é reenviado. Para avisar os convidados da mudança em si, existe a mensagem própria de mudança de local ou horário.

Como desenhar a régua para cada tipo de evento

Não existe uma régua única. Alguns pontos de partida:

• Casamentos com cardápio fechado por pessoa: reenvio aos pendentes 3 a 4 semanas antes e de novo perto do corte do buffet; “prepare-se” na semana do evento. O corte vem do prazo de RSVP que você combinou.
• Festas infantis e aniversários em casa de festa: prazo mais curto, com reenvio 7 e 3 dias antes.
• Eventos corporativos: e-mail para o convite formal e WhatsApp para o lembrete de véspera, quando a taxa de leitura do e-mail cai.

O princípio é o mesmo: o lembrete existe para chegar no número final no prazo que o buffet precisa. Quem confirma tarde demais gera retrabalho no mapa de mesas e na produção, e é aí que nasce o no-show.

Um olhar por dia, para todos os eventos

A tela de início do Confirme Mais mostra os próximos eventos com a barra de respostas de cada um e avisa o que precisa de atenção: evento chegando com muita gente sem responder, convidados que ainda não receberam o convite, falhas de envio. Com um toque em “Reenviar aos pendentes”, você antecipa um envio sem esperar a régua.

A régua não substitui o olhar da equipe, mas tira dela a tarefa de lembrar de lembrar. Para quem toca vários eventos por semana, é o que separa uma lista fechada no prazo de uma lista correndo atrás de resposta na véspera.

Fale com a gente e veja como programar a régua de lembretes nos eventos que a sua empresa atende.